Guía de facturación para autónomos en España

1. ¿Qué es una factura?

Una factura es un documento mercantil que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios entre dos partes. Para el emisor (quien vende) es la prueba de que ha realizado una operación económica. Para el receptor (quien compra), es el justificante que le permite deducirse el IVA soportado.

En España, la obligación de expedir factura está regulada por el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Todo empresario o profesional sujeto al IVA está obligado a emitir facturas por las operaciones que realiza en el ejercicio de su actividad.

Las facturas cumplen varias funciones clave: satisfacen las obligaciones tributarias, sirven de prueba ante disputas comerciales, permiten al receptor deducir el IVA y son la base de la contabilidad del negocio.

2. Elementos obligatorios de una factura en España

Para que una factura sea válida legalmente, debe incluir los siguientes datos según el artículo 6 del Reglamento de facturación:

• Número de factura: y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa y sin saltos.
• Fecha de expedición: de la factura.
• Fecha de la operación: si es diferente a la fecha de expedición.
• Datos del emisor: nombre o razón social y NIF/CIF.
• Datos del destinatario: nombre, NIF/CIF y domicilio. Obligatorio cuando el destinatario es un empresario o profesional.
• Descripción de la operación: descripción de los bienes entregados o servicios prestados.
• Base imponible: importe neto antes del IVA, por tipo impositivo.
• Tipo impositivo: el porcentaje de IVA aplicado (21 %, 10 %, 4 %…).
• Cuota tributaria: el importe del IVA resultante.
• Importe total: la suma de base imponible más IVA.

3. Tipos de IVA en España

En España existen cuatro tipos de IVA:

El tipo aplicable depende de la actividad. Si tienes dudas, consulta con tu asesor fiscal o la Agencia Tributaria.

4. ¿Cuándo hay que emitir la factura?

En general, la factura debe emitirse en el momento de realizar la operación. El reglamento establece plazos específicos:

• Operaciones entre empresarios: antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del IVA en que se realizaron las operaciones.
• Ventas a particulares: en el momento de la operación o, a más tardar, el mismo día.
• Servicios de tracto sucesivo (cuotas mensuales): se puede emitir el último día del período al que se refiere la prestación.

Emitir facturas fuera de plazo puede implicar sanciones. Una buena herramienta de facturación, como Facturamio, ayuda a mantener una gestión puntual.

5. Numeración de facturas

La ley exige que las facturas tengan un número correlativo y sin saltos. No puede haber huecos (pasar del 10 al 12 sin el 11). Deben estar ordenadas cronológicamente dentro de cada serie.

Puedes usar series diferentes para organizar tu contabilidad, por ejemplo:

• Serie A para clientes nacionales, serie B para extranjeros
• Numeración anual: 2025-001, 2025-002…

Lo obligatorio es que dentro de cada serie la numeración sea correlativa y sin interrupciones. Facturamio gestiona la numeración automáticamente para que nunca tengas saltos.

6. Factura simplificada (ticket)

La factura simplificada (el ticket) puede sustituir a la factura completa en determinadas situaciones:

• Cuando el importe no supera los 400 euros (IVA incluido).
• En ventas al por menor, transporte de personas, hostelería, aparcamientos y otras actividades autorizadas por la AEAT.

La factura simplificada no permite al receptor deducir el IVA, salvo que incluya su NIF y la cuota de IVA desglosada. Si tu cliente necesita deducirse el IVA, emite siempre factura completa.

7. Conservación de facturas

La normativa obliga a conservar las facturas 4 años para obligaciones tributarias y 6 años para efectos mercantiles (Código de Comercio).

Pueden guardarse en papel o en formato electrónico, siempre garantizando autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el período.

Facturamio guarda el historial en tu navegador, pero no hace copias de seguridad automáticas. Descarga siempre el PDF y el ODS de cada factura y guárdalos en un lugar seguro (nube, disco externo…).

8. Operaciones exentas de IVA

Algunas actividades están exentas de IVA. Las más habituales para autónomos:

• Servicios de enseñanza: clases sobre materias incluidas en planes de estudio oficiales.
• Servicios médicos y sanitarios: prestados por profesionales sanitarios habilitados.
• Servicios financieros y de seguros.
• Arrendamiento de viviendas: para uso residencial.

Si tu actividad está exenta, igualmente debes emitir factura, pero sin repercutir IVA, indicando el artículo de la Ley del IVA que ampara la exención.

9. Errores frecuentes al hacer facturas

1. Saltar números de factura. Si anulas una factura, no elimines el número; emite una factura rectificativa.
2. No incluir el NIF del cliente. Cuando el cliente es empresario o autónomo, su NIF es obligatorio.
3. Aplicar el tipo de IVA incorrecto. Un tipo erróneo puede implicar sanciones. Verifica cuál corresponde a tu actividad.
4. No conservar las facturas. Guarda siempre una copia digital o en papel durante el plazo legal.
5. Confundir fecha de operación y de factura. Si el servicio se prestó en un mes diferente al de la emisión, indica ambas fechas.
6. Descripción del servicio insuficiente. La descripción debe ser suficientemente detallada para identificar la operación.
7. No emitir facturas rectificativas. Si hay un error en una factura ya emitida, rectifícala formalmente; no la anules y rehaces sin más.

10. Herramientas para facturar

Opciones disponibles para gestionar tus facturas como autónomo en España:

• Programas de facturación completos (Holded, Sage, Billin…): orientados a empresas con necesidades contables avanzadas, integración bancaria y declaraciones fiscales. De pago.
• Herramientas gratuitas como Facturamio: ideales para autónomos con necesidades simples que quieren generar facturas sin registros ni suscripciones.
• Plantillas en Excel o Sheets: útiles pero propensas a errores en numeración y cálculos. Requieren gestión completamente manual.